第二章 人机速记概论
第一节 人机速记的主要特点
所谓人机速记，就是人和计算机都能使用和识别的特定汉字编码系统，是一种快速书写、快速输入的处理中文信息的应用技术。
手写速记和机器速记的不足之处，就是速记稿必须经过译写才能成为汉字文稿。为了克服手写速记和机器速记的这一弱点，于是产生了电脑速记。电脑速记实际上是一种特定的汉字编码技术。一般的汉字编码只有输入电脑，机器才能识别。但是用普通的汉字编码在纸上记录一段讲话，人们往往很难认读。为了编制人和计算机都能使用和识别的并能快速书写、快速输入的速记编码，本书作者于1986年4月选定了人机速记这一研究课题。作者根据自己在学校、部队、企业、党政机关和政法部门坚持使用速记的实践经验，经过七年多时间的研究，确定了人机速记创案。通过边研究边试用和不断优化，到1992年完成了人机速记的科研项目。科研论文获全国公安管理论文优秀奖，并被中国人民公安大学出版社收入《公安工作研究论文集》出版发行。人机速记软件不仅有DOS 版本，而且有Windows 版本;不仅能供专职速记人员使用，也能满足速记爱好者学习和使用的要求。
人机速记从研制成功到经过10多年的实际应用证明，它不仅具有中文速记高速度、高效率的共同特点，还具有以下突出特点:
一。创案的科学性
速记创案就是速记的设计方案。速记创案能不能经得起实践的检验，主要取决于创案的科学性。
人机速记由291个速记编码组成。用291个速记编码能够输入国家标准(GB2312--80)基本汉字集的所有汉字。
高频字词和常用字词编制了定型码。
速记字角码是没有重码的汉字速录码。
因此，人机速记的选码、定码都有科学依据和实用价值。
语言文字工作者通过对政治理论、科学技术、新闻通讯、文学艺术等不同体裁的文字资料进行分析统计发现，使用频率高达50％以上的特高频汉字只有163个，特高频词只有215个(其中单音节词143个，与特高频字重合的有77个)，特高频双音节词只有168个。(参考文献:《最常用的汉字是哪些--三千高频度汉字字表》， 中国文字改革委员会、国家标准局编，文字改革出版社、中国标准出版社出版;《常用字和常用词》，北京语言学院语言教学研究所编，北京语言学院出版社出版)下面是163个特高频字的定型码:
D 的 Y 一 I 是 Z 在 L 了 B 不 H 和 YP有
DA大 A 这 AU主 AY中 R 人 IG上 WW为 M 们
DI地 G 个 YY用 GY工 SK时 YD要 DY动 GO国
U 产 YI以 W 我 DD到 T 他 HV会 ZO作 LS来
F 分 IT生 DV对 YX于 X 学 XB下 J 级 JN就
N 年 EJ阶 EI义 FA发 UT成 BU部 ML民 K 可
UU出 NT能 FG方 JL进 TY同 XQ行 MJ面 IO说
VZ种 GQ过 MB命 DU度 GM革 E 而 DO多 ZI子
HP后 ZJ自 IE社 JG加 XK小 JI机 YE也 JQ经
LI力 XA线 BR本 DJ电 GD高 LH量 EC长 OO党
DE得 OI实 JB家 DQ定 OS深 FZ法 BK表 VV着
IV水 OL理 HB化 AQ争 XJ现 S 所 EQ二 Q 起
AT政 SF三 HD好 II十 VN战 IW无 NY农 SJ使
OX性 QJ前 DT等 FF反 TI体 HL合 DP斗 LU路
TU图 BA把 JM结 DH第 VL里 OZ正 XL新 KS开
LZ论 AI之 WU物 C 从 DG当 LB两 XM些 HN还
TJ天 OV资 SN事 DW队 P 批 RU如 YQ应 XP形
XG想 EZ制 EX心 YG样 GF干 OD都 XW向 BJ变
GC关 DX点 YR育 ZQ重 QI其 VI思 YS与 JJ间
NW内 QX去 YL因 IJ件 RI日 IL利 XH相 EY由
YA压 IY员 QS气
以上163个特高频汉字是按降频顺序排列的。从汉字频度表中可以看出，“的”这个特高频汉字的频度为4。08％，是第一个特高频汉字。也就是说，在100个汉字的文字材料中有4个“的”字。将“D”设定为“的”的定型码是科学的选择。163个特高频汉字的累计频度为50。13％。人机速记将这163个字分别设定为一码或二码的定型码，极大地提高了速记文稿的识别率和书写、输入速度。在人机速记系统中，用一码和二码作为定型码的有702个，分别代表702个高频汉字，这702个汉字的累计频度达70％以上。从以上分析可以看出，人机速记定型码的设定是有充分科学依据的。
二。编码的独创性
人机速记的独创性就在于:字母速记、手写速记和电脑速记使用同一的编码系统。因此，人机速记编码就是这三种不同速记方式的桥梁和纽带。
人机速记编码由26个汉语拼音字母组成。
人机速记系统中的字母速记，就是直接使用速记编码的简易速记。
人机速记系统中的手写速记，就是将速记编码快速书写成速记符号的汉语速记。
人机速记系统中的电脑速记，就是将速记编码制作成软件，运用电脑键盘快速录入汉字的中文速记。
因此，人机速记由字母速记、手写速记和电脑速记三部分组成。
人机速记软件既可以在DOS系统中使用，又能在Windows系统中使用。虽然使用价值较高，但研制者的目的在于推广速记技术，软件不加密，只需一张软盘就能拷贝，可见其使用成本十分低廉，这在速记科研成果的推广使用方面也属独创。
三。学习的速成性
人机速记只有291个常用速记编码，学习时记忆量小。每个编码都容易掌握和辨认，易学、易记、易认，易书写、易输入、易译读。速记编码不用拼读，象学汉字一样整体认读，见其形，读其音，听其音，书(输)其形。因此，只要有一本教材，通过短期培训或利用业余时间自学，完全能够在较短的时间内学会使用。在人机速记系统中，由于字母速记、手写速记和电脑速记使用同一的编码系统，只要学会了速记编码，就等同于学会了字母速记、手写速记、和电脑速记。学会了电脑速记，就等于掌握了在计算机上快速输入汉字的一种实用技能。可见，学习人机速记成本低，学成快，效果好，一学可多得。
四。使用的广泛性
在人机速记系统中，由于字母速记、手写速记和电脑速记使用同一的速记编码，速记编码的这种通用功能决定了人机速记能够广泛地使用。 也就是说，学会了速记编码，只要有纸有笔，就能用它快速记录别人的讲话， 快速摘抄文字资料，快速整理录音，快速笔录自己的思维信息，比如起草文稿、记日记或写备忘录等。 如果带有电脑记事簿之类的掌上电脑，就可以用字母速记录入和储存短信息。如果带有笔记本电脑，就可以使用电脑速记快速处理中文信息，或者快速翻译手写速记文稿，快速打印成中文文稿， 或者快速编写电子邮件，或者在网上聊天， 快速输入你和网友需要交谈的内容，就跟讲话一样的轻松自如，等等。由此可见，人机速记的通用功能强，使用价值高，用途十分广泛。
第二节 人机速记与秘书工作
国家劳动与社会保障部制定了《秘书职业标准》，将秘书正式定义为“专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员”。秘书职业等级分初、中、高三级。秘书职业资格采用知识考试和技能考核两种方式进行鉴定。这两项鉴定均采用百分制，两项鉴定各达到60分以上者为合格。在知识考试的100分中，速记基础知识所占比重为4％，并将速记列入对秘书人员的基本要求的考试项目。对初级秘书、中级秘书、高级秘书在速记知识方面提出了不同的要求。其中，要求初级秘书 “熟悉汉字快速记录与速记的基本原理与方法”; 中级秘书 “熟悉速记与汉字快速记录法的知识”; 高级秘书“掌握速记符号略写法的创制规则及应用常识”。由此可见，把速记作为秘书人员应该掌握的技能列为职业资格技能考试鉴定的内容，说明应该重视速记在秘书工作中的作用。(参见《第一次当秘书》，企业管理出版社，2002年5月第1版)
为了适应市场经济的发展和加入WTO后的新情况，面对社会信息化和政务信息化的新形势，政府机关、企事业单位、经济部门和服务行业等，对秘书工作者的要求越来越高。有的单位在招聘秘书工作者时，把速记、速录技能作为招聘条件之一。有的单位把速记列为秘书考试的内容之一，考试成绩作为录用或晋升秘书人员的一个标准。因此，一些高等学校中的秘书专业开设了速记课程，培养专职秘书人员快速准确地捕捉语言的能力。当然，学习速记的人不可能都去作专职秘书工作，但专职秘书工作者必须学习和应用速记技术。
人机速记的特点，决定了它在秘书工作中必将发挥出更大的作用。你可以使用人机速记协助领导收集大量的信息，以确保领导的决策正确。你可以使用人机速记记录或录入领导者的口授文件内容， 能做到既详尽又准确迅速， 还能当场打印，当场签发，或者发送电子邮件。你可以使用人机速记做会议记录、草拟合同、接待来访做记录、接听长途电话做记录等等， 均能做到及时、详细、快速、准确。
秘书是领导者的“智囊”。 一些数字、重要情况和历史资料，单靠脑子记忆是很困难的，只有用人机速记收集、储备起来， 建立“秘书资料库”， 随用随查，才不会手忙脚乱，甚至贻误工作。有些需要保密的资料， 可以用字母速记做“秘录”，或者用手写速记记“秘本”，都可以起到保密作用。“速记符号”俗称“保密文字”，它在秘书工作中起着独特的保密作用。
秘书工作者使用人机速记， 在秘书工作岗位上必将大显身手。八个小时才能干完的文字工作，使用人机速记四个小时就可以完成。一天只有24个小时，你却可以当作25或28小时使用。 在秘书工作中，人机速记的实用价值是不可忽视的。
第三节 人机速记与网上交流
上网的人都知道，以Internet为代表的大规模的广域网的发展，使人们突破了时空限制，使人类真正体会到偌大一个地球已经变成了一个小小的“地球村”。网络可以看成是一个虚拟社会，每个人都可以在这个社会上充当一个角色。不同性别、年龄、身份、职业、国籍、肤色的人，都可以通过互联网聊天、交朋友、收发电子邮件和玩网络游戏等。网上交流已成为一个使用频率越来越高的名词。
在日常生活中，人们都是通过语言、文字来交流思想感情的。在网络交流过程中，文字用得更多一些。一方面这是网络的特点，用文字比用语言更简便和迅速;另一方面这也是目前网络本身的问题，因为语音和图象的传输需要更大的数据流通量，所以在当前网络速度不快的情况下，也只好通过文字形式来表达我们的思想感情了。因此，输入文字的速度就直接关系到网上交流的效果，特别是对于广大的用户群来说，由于汉字输入太慢或者不会输入汉字，在网上达不到交流的目的。但是，学会了电脑速记，就能在网上快速输入汉字，运用自如地进行网上交流。道理很简单--就是人机速记软件将多种汉字输入法集合于一个操作平台，能够满足不同用户的需要。
其一，如果你的计算机安装了人机速记软件，在学习和使用过程中， 就能解决不会输入汉字或者输入汉字的速度太慢这两大难题。因为在人机速记软件中，既有拼音输入法，又有字角输入法，当然还有速记输入法。特别是这些输入法不用切换就能输入汉字，使用起来非常方便，使网上的文字交流能够达到随心所欲的境界。
其二，如果你不会汉字输入，但你会汉语拼音的话，就使用软件中的全拼输入法输入汉字。只要你熟悉键盘字符的位置，键入所需汉字的拼音字母，就能在屏幕上选中你需要的汉字。开始输入的时候，速度当然很慢，但是解决了你不会输入汉字的实际问题。熟能生巧，经过一段时间的输入练习，速度会不断提高。还可以使用双拼输入法输入汉字，其输入速度比全拼输入法更快一些。
其三，如果你不会汉字输入，又不会汉语拼音，那就使用速记软件中的字角输入法输入汉字。字角输入法的编码规则简单，容易掌握，特别是对于熟悉四角号码查字法的人来说，学会输入汉字就更容易了。四角号码查字法使用的是数字码，重码较多。字角码使用的是字母码，重码较少，其输入速度比用汉语拼音输入汉字快得多。对于非专职录入人员，特别是对于十分繁忙的领导人员和年龄较大的人学习汉字输入，效果十分明显。
如何提高输入汉字的速度？笔者认为，学会人机速记， 运用速记输入法输入汉字，这是捷径。空谈不如行动。请你在网上交流时，去亲身体验一下吧。
第四节 人机速记与办公自动化
人类社会已进入信息时代。现在，全世界每天都有近万篇论文在发表，每天都有数以吨计的图书在出版，每天都有上亿张各式公文、文件在印发。全世界每年办公用纸如果逐张连接起来，可长达三亿公里，环绕地球赤道八百多圈。面对如此潮水般涌来的信息流，传统的手工方式的办公手段已经难以适应，必须走办公自动化的道路。
所谓办公自动化是指应用先进的科学技术，不断使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。其目的是尽可能充分地利用信息资源，提高办公效率和质量，进而提高各项工作的效率，达到较好的社会效益和经济效益。讲得通俗一点，办公自动化就是利用现代化的设备和技术，代替办公人员的部分业务活动，优质高效地处理办公信息和事务。
目前，办公自动化在发达国家已得到迅速发展，我国从中央到省、市、县的办公自动化系统已经形成，不少企业、事业单位和党政机关的办公自动化系统已投入使用。为了适应社会信息化、政务信息化的发展要求和加入WTO 后的新情况， 国家制定了《国家行政机关公文处理办法》和《电子公文传输管理暂行办法》等规章，加快了由纸质公文向电子公文的过渡，实现公文的无纸化传输。今后，办公自动化系统的覆盖面会更加广泛，实现无纸化办公是大势所趋。
办公自动化的实现，给传统的办公方式以较大的冲击，已引起办公制度、工作方式、决策进程、工作节奏等一系列的变革，促使办公人员的素质必须与之相适应。对办公自动化人员的素质要求，不仅要有较高的思想觉悟和文化水平，掌握一定的现代科学管理知识，还要求掌握相应的技术与技能。为了培养办公自动化的专业人才，国家教委在规划教材《办公自动化设备使用与维护》一书中，对办公自动化人员的素质提出了明确的要求。 其中， 在基本技能方面，“要求掌握速记、校对、打印等基本技能”，“要求熟练掌握一二种汉字录入技术，并能使用常见的电子文字处理机借助编辑软件完成文件的编辑工作”。由此可见， “掌握速记”是办公自动化人员应具备的一项基本技能，“熟练掌握一二种汉字录入技术”就是要求办公自动化的工作人员能够快速输入汉字，达到速录的要求。速记、速录这一基本技能，作为办公自动化时代的工作人员是必须具备的。
人机速记既能速记，又能速录，学会了它，领导人员就能在办公自动化系统上批阅文件，下达指令。工作人员就能在办公自动化系统上办理公文，处理各种文字信息，实现无纸化办公。
